別讓PowerPoint害死你

別讓PowerPoint害死你/Jesper Johansson

PowerPoint很有用，但為何大多數用它所作的簡報說明都極端令人痛苦?

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我又參加了另1個活動，這1次我決定在自己的報告之間，抽空看看其他幾個會議，而不是光忙著找免費的食物。這次經驗讓我想起1個舊時的概念:PowerPoint害死人。某些人使用PowerPoint的方式實在令人不敢恭維。Steve Riley常稱電子郵件為「知識滅絕之地」，Steve老兄，你錯了，毀滅知識最快的途徑，就是把它放進PowerPoint。

以下是本人所見最不可取的PowerPoint使用方式:

1.PowerPoint「不是」文字處理器!

PowerPoint幻燈片的用途，不是在1張幻燈片中，盡量塞入許多資訊。使用幻燈片的意義，在於利用一些記憶的提示，引發聽眾思考。也就是說，你甚至不需用到完整的句子(但拼音正確絕對是1項利多)，簡潔的陳述即可。

2.你的聽眾大都識字

把PowerPoint當成文字處理器的自然結果是，有太多主講者站在台上朗讀幻燈片的內容。事實上，大多數的聽眾都識字，可以自行閱讀文字內容。上台報告的目的不是為聽眾的眼睛和腦子代勞，如果你想為大家朗誦，請參加市立圖書館的朗讀時間。報告是為了向大家解釋幻燈片內容的意義和其前後脈絡。

3.1張圖勝過千言萬語

PowerPoint具有項目編列的功能，並不代表你非用它不可。1張列滿要點的幻燈片所傳達的資訊，絕比不上1張簡明的圖表。下次試著這麼做:用圖片取代文字要點，然後解釋那張圖。聽眾會覺得更有趣且更有益。更大的好處是，聽取你的報告不只是下載幻燈片的內容，還有額外的價值，
讓你成為活動中更重要的人物。

4.先做好功課

報告中出現「噢!這張幻燈片怎麼在這裡出現?」或「我真的不知道這1點有何意義」這類陳述，絕對沒有好處。一般而言，聽眾花費時間和精力參加的你報告會，都期望你至少曾付出同等的時間準備。使用別人的報告資料，且只是站在台上朗讀幻燈片內容，通常不會有什麼好結果。

5.要點遜，故事讚!

沒有任何法律規定你說的每句話都必須符合1項要點。事實上，重點條列式的教法在學校就不受歡迎，不是嗎?回想你喜歡聽的課，大部分的時候，是老師講述1個能夠闡明重點的故事，將教材融入實際生活。你寧願聽哪1個?平鋪直述1件非故意官司成立的4項要件，還是某人如何因疏忽而被控的故事?

6.報告的實際內容重於你使用的幻燈片範本設計!

我每年大約有80場會議報告。基於某些原因，每1場報告似乎都該有獨特的PowerPoint幻燈片設計。根據報告的性質和準備的內容，重新設計1個範本需要15分鐘至2小時不等。這2小時可用來作其他更有利的事──例如，加入聽眾關心的內容，而非設定他們不會在乎的範本模式。總計，我每年有2週的時間沒有用在創造資訊和傳達知識，反而必須花在設想某人為何認為紅色字體加藍色背景不好。

7.3格視窗不是為了在報告中給你提示

PowerPoint的3格視窗很棒──在製作內容的時候。這項功能不是事前排練的替代品，讓你隨時知道下1張幻燈片是什麼。請按下F5，以設計者的初衷使用PowerPoint。如果此刻你正在使用3格視窗，請按Shift+F5，就能從現在這1張幻燈片開始，回復一般狀態播放。

8.不要折磨聽眾

你的目的是傳達知識。如果你選擇暗室內最傷眼的白色背景配黑色字體，讓所有聽眾看得兩眼脫窗，你將無法實際傳達出任何重點，因為他們會避免一直看著螢幕。此外每場報告至少有1張故弄玄虛的幻燈片並非要件，相對於一般的看法，你不需要準備沒人看得懂的幻燈片，這就是書面補充資料的用處。如果聽眾看不懂，何必把它放在螢幕上?何必為此浪費大家的時間?

9.體貼殘障人士

大多數的殘障人士不會打斷主講人的報告，但仍有例外。例如，色盲人士無法看到藍色背景中的紅色文字和黑色背景的紅色文字，因其無法靜止不動。綠色背景中的紅色文字會消失不見，除非完全只有紅、綠兩色，在此情況下，紅色文字也會不停跳動。

10.字體大小應適當

12點的字體必須正對幻燈片才能看清楚，在這種情況下，你必須大幅度地轉頭。14點是最低限度，理想上，決不要低於18點。此外不需要比賽誰能用最多種字型，1張幻燈片用不到12種字型你也不會下地獄。1種或2種最恰當，也能讓幻燈片實際具有可讀性──1項額外的加分。